Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
zwischen dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher“) und [Firmenname] (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“) über die im Rahmen der Fragfix-AGB vereinbarte Nutzung der Fragfix-Plattform.
1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand dieses Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Website-Besucher des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter im Rahmen des Betriebs des Fragfix-Chatbots. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags (AGB).
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter speichert und verarbeitet Chat-Nachrichten von Website-Besuchern des Verantwortlichen zum Zweck der automatisierten Beantwortung von Support-Anfragen, einschließlich der dafür notwendigen Vektorsuche (Embeddings) in den vom Verantwortlichen hochgeladenen Dokumenten.
3. Kategorien betroffener Personen und Daten
Betroffene Personen sind die Besucher der Website des Verantwortlichen, die den Chatbot nutzen. Verarbeitete Datenkategorien: Inhalt der Chat-Nachrichten, technisch anonymisierte IP-Adresse, sowie – nur sofern vom Endnutzer freiwillig angegeben – Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), falls diese Funktion für den jeweiligen Bot aktiviert ist.
4. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).
- Vertraulichkeitsverpflichtung der zur Verarbeitung befugten Personen.
- Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, siehe Anlage 1.
- Unterstützung des Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12–23 DSGVO).
- Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen an den Verantwortlichen.
- Löschung oder Rückgabe aller personenbezogenen Daten nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
5. Automatische Löschung
Chat-Sitzungen und -Nachrichten werden unabhängig von einer Kündigung automatisiert nach spätestens 2 Tagen gelöscht (täglicher Lösch-Job). Diese kurze Speicherfrist reduziert das Risiko für betroffene Personen zusätzlich zu den vertraglichen Pflichten in dieser Anlage.
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu:
- Google Gemini API (Google Ireland Limited / Google LLC) – KI-Modell für Antwortgenerierung und Text-Embeddings. [Übermittlungsgrundlage: EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln – von Rechtsanwalt/Rechtsanwältin final klären].
- Resend – Versand von Transaktions-E-Mails (z.B. Passwort-Reset). [Sitz/Serverstandort und Übermittlungsgrundlage ergänzen].
- Lemon Squeezy (Lemon Squeezy LLC) – Zahlungsabwicklung als Merchant of Record für kostenpflichtige Tarife. [Übermittlungsgrundlage für Datenübermittlung in die USA – von Rechtsanwalt/Rechtsanwältin final klären].
- Hosting-Provider – [Name und Serverstandort des vServer-Anbieters, sobald final ausgewählt].
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen dieser Liste; der Verantwortliche kann der Änderung aus wichtigem Grund widersprechen.
7. Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung im Sinne von Art. 6 DSGVO sowie für die Information der betroffenen Personen (z.B. über die eigene Datenschutzerklärung des Verantwortlichen, verlinkt im Chatbot-Widget) verantwortlich.
8. Kontrollrechte
Der Verantwortliche ist berechtigt, sich in angemessenem Umfang von der Einhaltung der in diesem Vertrag geregelten Pflichten des Auftragsverarbeiters zu überzeugen, unter anderem durch Einholung von Auskünften oder Nachweisen.
9. Haftung
Es gelten die Haftungsregelungen aus den Fragfix-AGB entsprechend. [Von Rechtsanwalt/Rechtsanwältin prüfen lassen]
Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
[Als eigenes Dokument auszuformulieren – Stichpunkte als Ausgangspunkt]
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) zwischen Website-Widget, API und Datenbank.
- Zugriffsbeschränkung auf Produktivdaten auf befugtes Personal (Argon2id-gehashte Passwörter, JWT-basierte Authentifizierung).
- Mandantentrennung auf Datenbankebene (jede Anfrage ist an eine Tenant-ID gebunden).
- Automatisierte Löschung von Chat-Daten nach 2 Tagen (siehe Abschnitt 5).
- Regelmäßige Backups [Backup-Konzept ergänzen, sobald Hosting final steht].